仕事が速い人は書くメールとは!?メールに時間を取られていませんか?

仕事が速い人は書くメールとは!?メールに時間を取られていませんか?

仕事が速い人が気にかけているポイント


巷でよく言われる、「仕事の速さ」と「メールの処理速度」の間には、密接な関係があると、平野友朗さんは言います。


また、仕事が速い人には、メールを処理するときにとくに意識しているポイントがあるようです。


「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つです。



今回はその5つに分けてみていきましょう。この記事は、平野友朗の書籍仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』についての書評記事になります。

 

 

 

 

目次

 

  1. そのメールを送る目的は何か?

  2. 相手が読みやすいビジュアルか?

  3. 返信してもらえる内容か?

  4. 相手の心に刺さる言葉を使っているか?

  5. 処理時間の削減を心がけているか?

 

 

 

 

 

① そのメールを送る目的は何か?


まずは、「目的」です。

ビジネスメールには必ず、「なぜ送るのか?」という明確な目的が存在しますよね。

・アポを取る  
・打ち合わせのスケジュールを調整する  
・仕事の進捗を報告する  
・業務の進め方を相談する  
・資料を送付する



例えばこのようなものです。この目的を相手にしっかりと伝える¥ことがデッキていますか?
メールの文面を整えることに必死になっていませんか?


初めての方にもわかりやすく伝わるように、メールを書く前に「目的」について考えてみることが必要不可欠なのです。


「メールが苦手だ」と感じている人の多くは、この目的を見失っていることがあるようです。



では一体どうすれば良いのでしょうか?


「目的」を伝えるために必要なのが、かの有名な「6W」+「3H」です。

When(いつ)
Where(どこで)
Who(誰が)
Whom(誰に)
What(何を)
Why(なぜ)

How to(どうやって)
How many(いくつ)
How much(いくらで)



メールの目的によって盛り込む情報は変わりますが、必要な6W+3Hが入っていれば、メッセージは確実に届くでしょう。情報に過不足もなく、「わかりすいメールだ」という印象を与えられるようになります。

 

 

 

② 相手が読みやすいビジュアルか?


2つめは、「ビジュアル」です。


人がメールを開封した後、そのメールを読むかどうかはなにで決まると思いますか?内容だと僕も思いましたが、「見た目」だと言います。


文字がぎっしり詰まったいて、改行もされていないようなメールは、とても読みにくいですよね。一目で読む気が失せてしまいます。


開封した瞬間、受け手に「読みやすい」と思ってもらえれば、そのメールは読んでもらえます。逆に「読みづらい」と思われれば、読んではもらえません。あるいは、後まわしにされます。



このように、相手が読む・読まないを決めるのは、ほんの一瞬です。だからこそ、メールのビジュアル面にこだわりましょう。


メールの読みにくさは、理解度にも影響を及ぼしてしまいます。読み間違いも誘発してしまい、二度手間になってしまうことも。これでは仕事が進みませんよね。



具体的には、改行して余白を作ったり、漢字とひらがなをどちらかに偏らず、バランスよく使ったり、などなどの取り組みが挙げられます。


レイアウトを整えるには、メールの7つの構成要素を頭の中で組み立てることが大切だと言います。


メールを構成している要素は、宛名、あいさつ、名乗り、要旨、詳細、結び、署名の7つです。


このうち、要旨、詳細は、メールの内容に応じてそのつど変化しますが、残りの5つは型を作ることが可能です。仕事が速い人は、定型文をあらかじめ作っておいて、少しアレンジしているだけなんです。



さらに、長い文章をコンパクトにしてできるだけ短くし、先に結論から伝えるようにしましょう。これだけでも、メールの反応が良くなるはずです。

 

 

 

③ 返信してもらえる内容か?


大抵の場合、メールの回答をもらう必要があります。ですから、次に目指すのは「返信しやすさ」です。


スピーディーなレスポンスを受け取るには、「返信しやすさ」が不可欠なのです。


めんどくさそうなメールには、返信してもらえません。


件名に開封したくなるようなキーワードを入れていますか?メールを開封するかどうかを判断する基準が、差出人と件名だと言います。


返信を返して欲しくて、【要返信】という言葉を件名に入れる人がいますが、むしろ相手を不快な思いにさせてしまい、逆効果なんだとか。【重要】や【至急】も同様です。



返信が欲しい場合に、なかなか返事がなく、こちらから再度、催促のメールを送ることもあると思います。そんなときも十分に気をつける必要があります。


まずは、相手を追い詰めてはいけません。そんなことをしては、相手は不愉快になったり、萎縮したりしてしまいます。


大切なのは、逃げ道を作っておくことだと言います。


「前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡しました」



これなら、相手も非難されているとは感じません。一方的にならないように言葉を選んで催促メールを送りましょう。

 

 

 

④ 相手の心に刺さる言葉を使っているか?


では一体、どんな書き方であれば、返信を促すことができるのでしょうか?そこで重要になるのが、4つめのポイント、「言葉」のセンスです。


スムーズに返信してもらうには、件名や本文に「相手の心に刺さる言葉」「相手の心を動かす言葉」を使わなければいけないと言います。


「相手の心に刺さる」とは、言葉がスルーされないで、確実に相手の記憶に残ること。

「相手を動かす」とは、こちらが望むような行動を促すことです。




言葉のセンスというのは、一長一短で身につくものではありません。普段からいい言葉・表現を見つけたら、メモしてストックするようにしましょう。


メールを読みづらくしている原因のひとつに、過剰な敬語があるようです。例えば、普段何気なく使っているであろう「させていただきます」。多くの方がこの言い回しを多用、もしくは誤用しています。


「させていただきます」は、たいていの場合、「いたします」で事足ります。



どうしたら読み手に違和感を与えず、負担をかけずに読んでもらえるか?これが一番大切なことです。


もし、過剰な敬語を使っていると自覚がある人は、一度、言い回しの強弱を整理してみましょう。



言葉の重みが自分の中で何となくイメージできれば、場違いな言葉を使うことは少なくなりますし、何よりメールを書くスピードが速くなります。

 

 

 

⑤ 処理時間の削減を心がけているか?


そして最後のポイントが、「処理時間の削減」です。


やはり、メールの処理時間そのものを減らさなければければ、仕事の速度を上げることはできません。


重要なのは、手元に〝ボール〟を持たないように、「きたらすぐに打ち返す」という心構えでメールと向き合うことなのです。



いかに早く返信するか。いわゆる「即レス」です。


返信に時間がかかれば、自分の仕事はもちろん、相手の仕事を停滞させることにもなってしまいます。


メールの処理時間ですが、次のような式で表すことが可能です。

処理時間=メールを読む時間×通数+メールを書く時間×通数



著者の平野さんは、受診後「1営業日以内」に返信するという自分ルールを設けているようです。なるべく早く返信するようにしましょう。



中には、即レスできないメールもあるでしょう。そんなときは、一旦受け取った返事を相手にして、自分に期限を貸しましょう。そうすれば、双方が納得して安心できるはずです。



他に、メールを素早く作成するための方法として、平野さんがオススメしているのが「単語登録」です。

単語登録とは、一発で変換されない語句や長いフレーズを簡単なキー操作で即座に変換できるようにする機能のこと。




1日にたくさんのメールを処理しなければならない人や、タイピングスピードが遅い人ほど、この機能はオススメです。


また、スペル間違いも減りますので正確性もアップします。



以下単語登録の例を紹介しておきます。

いつも→いつもお世話になっております。
さっそく→早速のご連絡ありがとうございます。
ごかく→ご確認よろしくお願いいたします。
ごけん→ご検討よろしくお願いいたします。



などなど、普段よく使う言葉があるかと思います。このように、タイピングスキルや語彙のバリエーションなど、習得に時間がかかるものを補ってくれるのが単語登録なのです。



本書の内容を実践すれば、仕事が早くなること間違いなしです。定時上がりだって夢ではありません。削減され、空いた時間をどうするかは個人の自由ですが、できれば、価値のあるものに使って欲しいと思います。

 

 

 

Booksカテゴリの最新記事