仕事が速い人の手帳・メモはどうなっているのか?

 仕事が速い人の手帳・メモはどうなっているのか?

爆速で成長する手帳の使い方テクニック


社会人のマストアイテムと言っても過言ではない手帳。スケジュールや予定を管理するのにもはや手帳は必須のアイテムです。とはいえ、誰も手帳の使い方は教えてくれません。


そこで今回紹介する書籍は、伊庭正康さんの『会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン 【会社では教えてもらえないシリーズ】』です。


本書では、時間管理のプロである著者が、仕事ができる人・速い人の手帳術が記載されています。ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

 

目次

 

  1. 「得たい成果」まで書いておく

  2. 前倒しの「自分締め切り」で余裕を作る

  3. 「やらないことを決める」

 

 

 

 

 

 

「得たい成果」まで書いておく

 

予定の立て方において、ビジネスパーソンは、一つひとつの予定に対して「目的」を明確にしなければならないということです。


学生なら、「とりあえず会う」ということすら予定として成立しますが、ビジネスパーソンでは、まずありえません。


この感覚を理解しておかないと、ビジネスのスピードについていけません。


本書では、手帳を使ってのトレーニング法が紹介されています。

手帳に予定を書く際、「得たい成果」や「目的」を予定の横にでも小さく書いておく方法です。


たとえば、会議やミーティングの場でも何の目的もなく参加するようでは時間の無駄にしかなりません。自分なりの何か目的を持って参加することでこそ、意味のある場となるのです。


手帳の予定が書かれた下に「目的」も一緒に記載することで、いかなる予定にも「目的」を明確にする習慣が身につくでしょう。




前倒しの「自分締め切り」で余裕を作る


締め切りギリギリに間に合えばいいという考えでは、必ずバタつきます。トラブルに対応する余裕だってないでしょう。


時間の達人と呼ばれる人は皆、約束の期日よりも前に仕上げるように考えます。ビジネス用語で「バッファ(ゆとり)を持つ」とも言います。


つまり、前倒しの「自分締め切り」を作っておくのです。

時間の達人は、1週間の約束なら4日で、1ヶ月の約束なら3週間で仕上げるべく予定を組んで、リスクヘッジをしているのです。


ただし、残業して労働時間を伸ばすことはナンセンスです。それよりも時間効率を高めて生産量・作業量を徹底的に高めるよう努めましょう。


そうすることでまさに好循環のスパイラルになるはずです。


締め切りを前倒しにし、負荷をかけることで、何よりもあなた自身も気付いていなかった自分のポテンシャルを引き出すことができるでしょう。




「やらないことを決める」


短期間で成果を出すコツは、「たくさんのことをする」のではなく、「やるべきことを絞る」ことです。つまり、ムダをなくすのです。


とはいえ、何がムダでどれか必要なのか、判断基準が難しいところですよね。本書では2つの観点から診断することを推奨しています。

①もし、それをやめたらどんな影響が出るのか?(影響がないなら、勇気を持
ってやめる)
②もっと効率のいい他の方法はないのか?(いい方法があるなら、勇気を持って変えてみる)


「本当にそれがベストなのか」と自問自答してみましょう。決して今やっていることを当たり前と思ってはいけません。「本当に?」「他には?」と考えることを習慣にすることが、短期間で成果を出すコツなのです。


前述した2つの判断基準をもってしても、ムダかどうかまだ判断できない場合があるでしょう。この場合、いったんやめてみることをおすすめします。一時停止してみて実行した結果が必ず明らかになるはずです。


時短に成功したある社長の言葉に次のようなものがあります。

「時短を進めることで、やめてはいけないことをやめてしまっている可能性がある。でも、そんなことを気にしていたら、何事も進まない。間違えていると思ったら、修正すればいいだけだ」


「まず小さく実験をし、もし間違えていたら修正」すればいいのです。失敗を恐れず、トライアンドエラーを繰り返しましょう。



 

 

 

Booksカテゴリの最新記事