シンプルは究極の洗練『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』

シンプルは究極の洗練『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』

紙1枚で整理する4つの方法とは!?


今回紹介する書籍は、高橋 政史さんのすべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』です。


あなたは整理することが得意でしょうか。それとも苦手でしょうか。


仕事、勉強、プライベートの趣味や日常生活、整理をしないといけない場面はどこにでも存在しています。


そうした色々な意味での整理を、すべて紙1枚で達成することができるようになるというのが、本書の特徴です。


シンプルで使える方法を紹介します。

 

 

 

 

目次

 

  1. シンプルにするとは1番大事な機能を見極めること

  2. 仮説を立てれば仕事は早くなる

  3. トヨタ式のコミュニケーション、「全部を今ここで話してくれ」

  4. 第一幕は「現状」「変化」「問い」で引きつける

 

 

 

 

 

シンプルにするとは1番大事な機能を見極めること


そもそも整理とはなにか。

端的に言えば、「複雑なことをシンプルにする」こと。



複雑だったことがシンプルに変わっていくと、モノごとはうまく回り出すものです。


では、そもそもシンプルにするとはどういうことなのでしょうか。

「シンプルにする最も簡単な方法は機能を削ることだ」


『シンプリシティ』の著者ジョン・マエダさんはこう言っています。


たとえば、iPhonやMacPCでおなじみのAPPLEは、ロゴから製品に至るまで、とてもシンプルで洗練されたデザインを誇っています。


突き詰めると、シンプルにするということは「いちばん大切なもの」、つまり本当に必要な機能を1つに絞り込むことにほかなりません。

 

 

 

仮説を立てれば仕事は早くなる


都内のあるオフィスビルの戦略系コンサルティング会社に務める男は、クライアント向けの提案書を作成していました。しかし、締め切りに追い込まれ未完のままギブアップしてしまったのです。そこに上司のある行動のおかげで1時間もかからず完成まで持ち込めました。


いったいこの上司は何をしたのでしょうか。

それは、問題に対しての仮説をつくり、それに沿って素材を分け、重要な素材を見極め、捨てる素材を決めていったのです。


このステップがすごく重要で、先がまったく見えない状態から一気に抜け出すことが可能になったのです。


こうした一連のプロセスのことを「仮説思考」と呼びます。

「仮説思考」とは、まず仮説(=仮の結論)を立て、その仮の結論に向かって最短ルートで仕事の成果をあげることです。



男が完成させたプレゼン資料が映画の「本編」だとすると、上司がやったのは映画の「予告編」です。


予告編があることで、物語の進む方向が見えてきます。その筋道にそって必要な肉付けをしていくだけで、いとも簡単に資料が作れてしまうのです。


仮説を立てるということは見通しを立てるということ。問題や課題を整理するにも、出口が見えていなければ整理のしようがありませんよね。

 

 

 

トヨタ式のコミュニケーション、「全部を今ここで話してくれ」


紙1枚を使ってまとめるというのは、実はいろいろな企業が取り入れていることなのです。


その代表ともいえるのが、「トヨタのA3」です。トヨタでは報告書をA3の紙1枚にまとめるようです。

紙1枚の中に「背景」、「現状」、「ゴール」、「課題」、「解決策」、「計画」の6つの要素を盛り込み、



この6つの要素が全てつながることで、一貫性のある説明になり、次につながる優秀な報告書になるのです。



そんな「トヨタの紙1枚」を象徴するひとつのエピソードを紹介します。

「全部を今ここで話してくれ」。
 これは豊田喜一郎氏のひと言です。
 アメリカの自動車産業の視察からもどった喜一郎氏の友人の学者が「詳しくは報告書にまとめて提出するから」と言ったことへの返答です。
 喜一郎氏が求めたのは、あとで時間をかけてつくった文章の報告書ではなく、その場での報告でした。



「口頭」で伝えるためには、自分の考えがシンプルに整理されていなければなりません。長々とはしゃべっても用件がまとまっていなければ伝えありませんし、論理的に話すこともできません。



そんなふうに、“いつもその場で”ロジックで伝わる報告書や企画書がストレスなくつくれるようになるとしたら、あなたの仕事の効率はどれくらい上がるでしょうか。

 

 

 

第一幕は「現状」「変化」「問い」で引きつける


物語プレゼンテーションのポイントを説明していきます。その上でストーリーを考えるときに参考になるのは、映画やテレビだと言います。

というのも、映画やテレビというのは、いわば画面を見ているすべての人に向けたプレゼンテーションといえるでしょう。


まずは、物語のオープニングである第1幕について詳しく見ていきます。


第1幕に必要なのは、物語の主人公を設定することです。

主人公の設定とは、「そもそも誰のためのプレゼンテーションなのか?」ということを明確にすること。お客さんなのか、取引先なのか、自分の会社や社員なのか、自分がプレゼンを見せる相手が主人公になります。



相手が誰でもいいようなプレゼンはインパクトに欠けてしまうのです。


では、どうすればオープニングで人を引き込むことができるのでしょうか。


「現状」・・・・・主人公が現在置かれている状況
「変化」・・・・・現状に変化をもたらす出来事や解決策 「問い(謎)」・・・物語の展開を端的に表すひと言



この3つの要素を盛り込むことが大切です。

 

 

 

 

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